De okända fördelarna med att anlita konsulter

Att ha tillgång till rätt kompetens är avgörande för att din verksamhet ska lyckas och behålla sin konkurrenskraft över tid. Då är det smart att veta hur du kan använda konsulter på bästa möjliga sätt.

Skriven av: Sandra Jakobsson, Talent Acquisition Manager, Folq AB

Konsulter har länge varit en central del av företags strategiska planering och drift. Ändå finns det många myter och missuppfattningar om användningen av konsulter. Vissa tror att konsulter bara är för stora företag, medan andra menar att de bara är användbara i krissituationer. Det är dags att slå hål på dessa myter och förhoppningsvis ge en mer nyanserad bild av hur konsulter faktiskt kan bidra.

Myten: Konsulter är bara för stora företag

Fakta: Fel! Att använda konsulter är inte begränsat till stora bolag. Organisationer av alla storlekar kan dra nytta av konsulthjälp. Det ger flexibilitet när det gäller hur mycket och när du behöver expertisen, utan att binda dig till en fast anställning.

Till exempel har ett bokförlag använt konsulter via Folq för att öka kapaciteten i projekt med osäker tidshorisont.

Myten: Konsulter är bara till nytta vid kriser

Fakta: Även det – fel! Konsulter kan absolut vara till hjälp vid kriser, men deras roll är betydligt bredare om du är en smart uppdragsgivare. De kan bidra med strategisk planering, affärsutveckling, införande av ny teknik och organisationsutveckling – samt kontinuerlig förbättring och innovation.

Och apropå kriser: konsulter med cybersäkerhetsexpertis kan vara avgörande för att förebygga dataintrång.

Myten: Konsulter är för dyra och ger låg avkastning

Fakta: Inte alls! Visst, konsulttjänster kan verka dyra vid första anblick, men ser man på det i ett längre perspektiv kan det löna sig stort. Konsulter kommer med specialiserad kunskap och erfarenhet som kan hjälpa dig att undvika fel, minska risk och nå bättre resultat.

Myten: Konsulter ersätter intern personal och skapar motstånd

Fakta: Konsulter är inte där för att ersätta interna anställda, utan för att stötta dem. Genom att samarbeta kan interna team ta del av deras expertis och bästa praxis. Nyckeln är att inkludera och kommunicera tydligt med interna medarbetare för att undvika motstånd och skapa framgångsrika resultat.

Myten: Konsulter är bara kompetens på två ben

Fakta: Helt fel! Konsulter är förstås människor de också – även om de är otroligt skickliga och effektiva, så behöver de också arbetsro och pauser under dagen.

Okej – nu när vi har krossat några myter, låt oss titta på vad konsulter faktiskt kan tillföra:

1. Rätt expertis: Teknikvärlden utvecklas snabbt, och det är svårt att hänga med överallt. Med konsulter får du tillgång till specialistkompetens som ligger i framkant och som kan hjälpa dig att optimera din verksamhet.
2. Skalbarhet utan bindning: Konsulter gör det möjligt att snabbt skala upp eller ner resurser – perfekt när arbetsbelastningen varierar. Du får flexibilitet utan långsiktiga åtaganden.
3. Kostnadseffektivitet: Att underhålla ett helt internt IT-team är kostsamt. Med konsulter betalar du bara för den kompetens och den tid du faktiskt behöver.
4. Fokus på kärnverksamhet: Genom att frigöra interna resurser till strategiska uppgifter kan du fokusera mer på det som gör er unika – och skapa konkurrensfördelar.
5. Smidig implementation: IT-projekt kan vara komplexa. Konsulter med rätt erfarenhet kan säkerställa en effektiv implementering och minska risk.
6. Objektivitet och nya perspektiv: Konsulter kommer in utifrån och kan bidra med nya idéer och lösningar som du kanske inte själv ser – något som ofta leder till innovation.

Tyvärr finns det inga garantier för att konsulter fungerar direkt “ur lådan” och automatiskt skapar resultat av sig själva. Tänk om det vore så enkelt! En vanlig missuppfattning är att ju mer uppdragsgivaren pressar leverantören och dess konsulter, desto mer får man tillbaka i form av leverans och värdeskapande. Det är en total missuppfattning – och dessutom kontraproduktivt. En "vi och dem"-inställning riskerar att skapa ett sämre samarbete och svagare resultat.

Om ni verkligen vill utnyttja potentialen fullt ut, bör konsulterna behandlas, integreras och följas upp på samma sätt som era egna anställda i organisationen.

Här är en lista med framgångsfaktorer som hjälper er att få största möjliga glädje och utbyte av de konsulttjänster ni anlitar. Glöm inte att konsulter också är människor. Visst, de kan ibland verka som maskiner utan känslor eller smärtgräns – men låt dig inte luras av deras passion för sitt yrke, som trots allt är deras bränsle och drivkraft. Konsulter har mycket att bidra med, utöver sin tekniska expertis – om ni bara ger dem en chans och inkluderar dem i er kultur.

Våra bästa tips för att maximera värdet av era konsulttjänster – och därmed öka chansen att ni når önskat resultat i projektet

• Tydliga mål och förväntningar: Sätt upp klara mål och förväntningar för konsultuppdraget. Tydlig kommunikation kring projektmål, tidsramar och leveranser är avgörande för framgång.
• Rätt kompetens: Säkerställ att konsulten eller konsultteamet har den kompetens och erfarenhet som krävs för att lösa de specifika utmaningarna i projektet.
• Nära samarbete och kommunikation: Etablera en öppen och ömsesidig kommunikationskanal mellan företaget och konsulten. Regelbundna statusmöten, uppdateringar och feedback är avgörande för att hålla projektet på rätt spår.
• Tydliga förväntningar på resultat: Definiera tydliga och mätbara resultat eller milstolpar för projektet. Det gör det enklare att följa upp och utvärdera framdrift och framgång.
• Effektiv projektledning: Ha en dedikerad projektledare som kan samordna arbetet mellan interna team och konsulter. En effektiv projektledare ser till att planen hålls och att projektet når sina mål.
• Tillgänglighet och anpassningsförmåga: Konsulten bör vara tillgänglig för att svara på frågor, lösa problem och anpassa sig till förändrade krav eller omständigheter under projektets gång.
• Löpande utvärdering och återkoppling: Genomför regelbundna utvärderingar av konsultens prestation och projektets status. Ge konstruktiv återkoppling och justera riktningen vid behov för att säkra måluppfyllelse.
• Dokumentation och kunskapsöverföring: Säkerställ att relevant dokumentation tas fram och överförs till interna medarbetare när projektet avslutas. På så sätt bevaras och nyttjas den kunskap som byggts upp under projektet.
• Balans mellan kostnad och kvalitet: Väg kostnaden för konsulttjänsterna mot den förväntade kvaliteten och det långsiktiga värdet. Det kan vara klokt att investera i högre kvalitet om det leder till bättre resultat och hållbar affärsnytta.

Ibland är det mer förnuftigt att anställa någon på heltid istället för att ta in konsulter. Det gäller särskilt när det är avgörande att säkerställa god kontinuitet, styrning och ägande internt. Om behoven är konstanta och löpande över tid kan det vara mer lönsamt att satsa på en fast anställning av någon med rätt kompetens och erfarenhet – särskilt om rollen är affärskritisk.

Om det tar tid att hitta rätt person att anställa, kan du använda konsulter tillfälligt tills rätt kandidat dyker upp. Det finns många exempel på att förhastade beslut för att snabbt fylla en roll har gått fel. Felrekryteringar är ofta en dyr historia.

Ofta står ni inför valet mellan att anlita ett team av konsulter eller enskilda specialister som kan stärka er interna organisation. Vad som fungerar bäst beror på er interna kapacitet och kompetens, projektets omfattning och om leveransen är fristående och kan läggas ut helt på en extern leverantör.

Folqs marknadsplats är skräddarsydd för att hyra in specialistkompetens – där ni snabbt hittar den bästa konsulten för just era behov. Om ni behöver ett team, finns det många andra bra alternativ och skickliga konsultbolag på marknaden. Folq samarbetar med flera välrenommerade konsultbolag som kan sätta ihop ett starkt team för er. Vi kan självklart bistå med rätt teamkomposition om ni önskar det.

Konsulter kan tillföra efterfrågad kompetens och nödvändig kapacitet med kort varsel. Det ger er också flexibilitet om ni har ett tillfälligt eller mindre förutsägbart behov. Rätt använt kan konsulter stärka er organisation och era tjänster, och bidra till betydande värdeskapande.

I det sammanhanget är det avgörande att ni vet hur ni hittar rätt specialist som passar just era behov och er organisation. Här spelar både konsultens tekniska kvalifikationer, tidigare projekterfarenhet och personliga egenskaper stor roll.

👉 Läs mer om hur ni hittar rätt konsult och bästa möjliga matchning.

På Folq är rätt matchning en del av vårt DNA. Som IT-branschens egen Kirsten Giftekniv ger vi oss inte förrän ni har hittat er “match made in heaven”.